Резюме «Секретарь приемной» в Магадане

Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению директора выполнять копировально-множительные работы. Готовить проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. Печатать служебные материалы и везти базу данных. Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Приемка, учет, хранение и выдача. Осуществление и контроль документооборота между офисом и подразделениями. Осуществление документооборота между предприятием (офисом) и другими организациями.

1. Осуществляю проверку соответствия расписания занятий и экзаменов факультетским рабочим планам, графику и действующим положениям; 2. Веду учет посещаемости студентами занятий; 3. Составляю отчет по результатам зачетно-экзаменационной сессии, осуществляю подготовку соответствующих справок и других отчетных и справочных материалов; 4. Подготавливаю проекты приказов и распоряжений по студенческим и учебным делам; 5. Получаю из приемной комиссии личные дела студентов, осуществляю их проверку, ведение, учет в период обучения студентов и подготовку личных дел к передаче в архив Университета; 6. Произвожу составление ежемесячных отчетов по движению контингента студентов; 7. Осуществляю ввод информации и корректировку электронной базы данных «Студент»; 8. Осуществляю компьютерную обработку информации системы рейтингов студентов с учетом образовательных достижений в рамках различных курсов, отвечаю за обеспечение доступа к рейтингам студентов; 9. Подаю заявки на приобретение товарно-материальных ценностей и ремонта/ замены оргтехники и мебели; 10. Подготавливаю проекты материалов для освещения деятельности факультета на сайте СВГУ; 11. Осуществляю исполнение других поручений декана факультета.

Основные обязанности: - контроль качества документов, предоставляемых на подпись директору, - контроль исполнения документов и поручений, - прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, - подготовка проектов документов по указанию директора - организация работы приемной директора - организация документов в делопроизводстве, - документирование деятельности органов Общества, - организация бездокументного обслуживания директора.

Техническая поддержка и консультация по работе на Общероссийском сайте. Ведение дел, обеспечение их сохранности. Регистрация входящей и исходящей документации. Подготовка запросов, ответов по обращениям граждан.

Документооборот, делопроизводство, машинопись, табелирование работников предприятия, планирование и организация работы руководителя и отделов, организация приема посетителей, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, оформление подписки периодических изданий и др.

Обслуживание клиентов, работа с деньгами, осуществляла контроль приема ГСМ, составляла отчеты разного типа, в отсутствие директора (во время отпуска, или по другим причинам) выполняла некоторые его обязанности.

Ведение документации

Обслуживание работы руководителя компании, ее подразделений, сбор необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей, организация телефонных переговоров руководителя, работа по подготовке заседаний, совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведение и оформление протоколов, работа с приемно-переговорными устройствами (телефон, факс), перевод документов на английский язык, устный перевод с английского на русский и с русского на английский языки по необходимости в моменты общения иностранных сотрудников компании с русскоязычными сотрудниками компании. ведение делопроизводства, оформление поступающей корреспонденции, ее систематизация в соответствии с принятым в компании порядком организация приема посетителей, консультирование посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг

Планирование рабочего дня руководителя, делопроизводство, работа с посетителями, телефонными звонками

Ведение делопроизводства, телефонные переговоры, работа с посетителями, организация рабочих встреч руководителя, обработка почты, протоколирование совещаний, Работа с различными службами города, связь с районными администрациями, чай, кофе